CRM und ERP

Beitrag

Maximaler Nutzen durch Verbindung von CRM und ERP

19. Dezember 2023

CRM-Wissen

Gesa Epple

Eine effiziente Datenverwaltung und optimierte Prozesse sind heutzutage von entscheidender Bedeutung. Viele produzierende Unternehmen setzen daher auf ERP-Systeme zur Steuerung von Einkauf, Lagerhaltung, Produktion und Abrechnung. Mit CRM-Lösungen dagegen managen die Unternehmen ihre Interessenten, Kunden und den Vertriebsprozess. 

Oftmals nutzen Unternehmen nur eines der beiden Systeme. Und wenn sie doch beide im Einsatz haben, so betrachten sie diese häufig unabhängig voneinander und nutzen somit nur einen Teil des Potenzials. Denn der größte Nutzen erwächst aus einer gemeinsamen Betrachtungsweise.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie gut die beiden Systeme sich ergänzen und wie sich Ihr Nutzen maximiert, wenn Sie beide Systeme einsetzen und verbinden.

Abgrenzungen und Schnittmengen von CRM und ERP

CRM

Fokus und Zweck
Interaktion mit Interessenten und Kunden

Anwendungsbereich
Marketing, Vertrieb, Service, Auswertungen, mobiler Zugriff

Datenbereich
Kontaktdaten, Kundenprofil, Vertriebsinformationen

Zeitlicher Ablauf
Fokus auf Kundenlebenszyklus

Benutzergruppen
Vertrieb, Geschäftsführung, Marketing, Kundendienst

ERP

Fokus und Zweck
Abwicklung der internen Unternehmensprozesse

Anwendungsbereich
Einkauf, Produktion, Lager, Logistik, Finanzen

Datenbereich
Interne Unternehmensdaten: Finanzen, Produkte, Lieferketten

Zeitlicher Ablauf
Fokus auf Geschäftszyklus

Benutzergruppen
Finanzen, Lager, Produktion, Personalwesen, Einkauf

Warum nicht den Mini-CRM-Aufsatz im ERP oder den ERP-Aufsatz im CRM nutzen?

Teilweise enthalten CRM und ERP Funktionen des anderen Systems. Wie Sie jedoch in der obenstehenden Übersicht ersehen, haben beide Lösungen einen unterschiedlichen Fokus. Die beiden Praxisbeispiele verdeutlichen, warum die jeweiligen kleinen Aufsätze keinen großen Mehrwert bringen.

 

Warum nicht den „Mini-CRM-Aufsatz“ im ERP nutzen?

Stellen Sie sich vor, Sie fahren zum Kunden- oder zum technischen Servicetermin. Aus den vorherigen Begegnungen mit Ihrem Kunden wissen Sie beispielsweise, dass er stets eine Frage zur vorhergehenden Rechnung stellt. Mit dem mobilen Zugriff über das CRM, greifen Sie nun beim Kunden direkt auf die Live-Daten zu und haben die Antwort sofort parat. Auch wenn die Daten originär im ERP zu finden sind, werden Sie Ihnen im CRM zu Verfügung gestellt. So haben Sie die gesamte Akte rund um den Kunden stets digital dabei.

Warum nicht den ERP-Button im CRM nutzen?

Stellen Sie sich vor, ein Kundenbesuch erfordert auf Grund der großen Entfernung eine Übernachtung im Hotel. Über die mobile Spesenerfassung im CRM reichen Sie am Morgen direkt Ihre Rechnung für das Hotel ein. Sie fotografieren den Beleg und laden diesen ins CRM hoch. Der Übertrag ins ERP erfolgt automatisch und von dort wird der Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt. Bei der Rückkehr ins Büro müssen Sie sich um die Abrechnung Ihrer Reisekosten nicht weiter kümmern.

Wie ergänzen sich CRM und ERP – warum zusammenführen?

Datenintegration

Wenn Sie beide Lösungen zusammenführen, erhalten Sie einen nahtlosen Übergang der Informationen zwischen den Systemen. So schöpfen Sie das größte Potenzial aus Ihren Prozessen. 

Verbesserung und Ergänzung der 360°-Sicht 

Dank der 360°-Sicht haben Sie im CRM die gesamte Kundenakte und -historie auf einen Blick. Ergänzend kommen aus dem ERP Informationen hinzu, so dass beispielsweise Vertriebsmitarbeitende auch Einblicke in anvisierte Liefertermine oder Zahlungsrückstände erhalten. Gleichermaßen sehen Mitarbeitende in der Lagerverwaltung den Auftragsstatus zum jeweiligen Kunden ein.

Optimierte Prozesse

Durch die Zusammenführung von CRM und ERP können Mitarbeitende im Einkauf durch Verkaufsprognosen Rückschlüsse für die Beschaffung ziehen. Somit lassen sich Einkäufe bei saisonalen Schwankungen besser kontrollieren. 

Effiziente Nutzung von Ressourcen

Auch die Produktionsplanung profitiert vom Zusammenführen der Lösungen. Durch Einsicht in den Sales-Funnel lässt sich einschätzen, welche Aufträge in naher Zukunft eingehen könnten. Entsprechend lassen sich Maschinen und auch Mitarbeitende einplanen.

Berichte und KPI

Nicht zuletzt werden Daten aus beiden Lösungen für ganzheitliche Reportings genutzt. Kennzahlen werden aussagekräftiger und lassen bessere Prognosen und Rückschlüsse zu.

Welche Vorteile bietet eine Schnittstelle?

Dank einer bidirektionalen Schnittstelle stehen die definierten Daten den Mitarbeitenden in Echtzeit im jeweils anderen System zur Verfügung. So sind diese, unabhängig davon, in welchem System sie arbeiten, in Bezug auf die Daten stets auf dem Laufenden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass effizienter gearbeitet werden kann. Mitarbeitende pflegen Kundendaten nur im CRM ein und diese werden anschließend per Knopfdruck ins ERP-System übertragen. Sie sparen die Zeit der manuellen Datenpflege in beiden Systeme und profitieren von einheitlichen Datenbanken.

Aktuelle Kundendaten sind auch beim Versand von Geschäftsbriefen oder der jährlichen Weihnachtspost ein wichtiger Aspekt. Im CRM selbst lassen sich Verteiler erstellen, die sicherstellen, dass jede Person nur einmal angeschrieben wird. Zum anderen ist sichergestellt, dass die Post an die richtige Adresse geht.

Warum die Lösungen in der Cloud nutzen?

  • Hohe Flexibilität und leichte Skalierbarkeit: Sie können ad hoc neue Lizenzen erwerben und monatlich kündigen.
  • Geringere Investitionen: Sie benötigen keine eigenen Server für den Betrieb der Software.
  • Geringere Laufende Kosten: Sie benötigen keinen IT-Admin, der Ihre Installation betreut.
  • Transparentere Kosten: Externe Kosten lassen sich besser planen und veranschaulichen. Beim Vergleich Cloud gegen On-Premises werden häufig die internen Kosten außer Acht gelassen.
  • Maximale Sicherheit: Anbieter setzen sicherste und modernste Technologien ein; Back-ups werden alle paar Minuten gezogen und nicht nur einmal am Tag.
  • Hohe Verfügbarkeit: Ausfälle sind äußerst selten und im Fall der Fälle profitieren Sie von einer 24/7-Erreichbarkeit des Anbieters.
  • Einfache Integration: Cloud-Lösungen haben in der Regel eine API und lassen sich einfach in die bestehende Systemlandschaft einbinden. Bei On-Premises-Lösungen ist eine API nicht Standard.

Bildquelle: @ Kohlerphoto/istock.com

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