CRM-Auswahl: Warum ein Proof-of-Concept bessere Ergebnisse als eine Ausschreibung liefert

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CRM-Auswahl – sicher zur richtigen CRM-Lösung für Ihr Unternehmen

13. Januar 2021

CRM-Wissen

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Die passende CRM-Software und den richtigen Partner für die Einführung zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Sie sind gerade in der CRM-Auswahl? Dann kommt Ihnen das folgende Thema bestimmt bekannt vor.

Die CRM-Auswahl und die Einführung der CRM-Lösung sollen schnell erfolgen und möglichst günstig soll es auch sein. Dennoch muss am Ende die Software perfekt zum Unternehmen passen und ein Kompromiss ist nicht erwünscht. Dies ist auf den ersten Blick ein Widerspruch in sich. Das muss aber nicht unbedingt sein. Es kommt vielmehr darauf an, wie Sie bei der Auswahl und Einführung vorgehen. Vielleicht haben Sie Ihre Anforderungen bereits definiert und ein Lastenheft geschrieben. Möglicherweise haben Sie schon recherchiert und bestimmte CRM-Lösungen und Partner in die engere Auswahl genommen. Und genau an dieser Stelle wird es interessant.

Sie haben sich sicher mindestens eine dieser Fragen gestellt:

  • Wie finden wir die Software und den Anbieter, die wirklich zu unserem Unternehmen passen?
  • Wie lange dauert es, bis wir unsere CRM-Lösung produktiv nutzen können?
  • Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
  • Wie schaffen wir es, unsere individuellen Anforderungen in der Software abzubilden?

Wenn dies Ihre Fragen sind, dann lesen Sie weiter! Vielleicht können wir Sie mit unserer Antwort überraschen.

Ausschreibungen für die CRM-Auswahl

Ausschreibungen sind die klassische Methode, eine komplexe Software auszuwählen. Sind sie aber auch die beste Methode? 

Viele Unternehmen entscheiden sich bei Projekten zur Softwareeinführung dafür, eine Ausschreibung durchzuführen, um festzustellen, welche Lösung die richtige ist und mit welchem Anbieter sie dabei zusammenarbeiten wollen.

Möglicherweise haben Sie auch schon überlegt, eine Ausschreibung durchzuführen oder sich bereits dafür entschieden. Wenn dem so ist, laden wir Sie ein, dieses Vorhaben noch einmal zu hinterfragen. Denn seit vielen Jahren beobachten wir, dass Ausschreibungen den Kunden am Ende nicht das bringen, was sie sich anfangs versprechen: nämlich eine Software zu finden, die optimal zu ihren Bedürfnissen passt und diese mit einem zuverlässigen und kompetenten Partner einzuführen.

Warum Sie mit einer Ausschreibung nicht bekommen, was Sie brauchen

Man ist sich nie sicher, dass die Software wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Als Kunde haben Sie die Lösung vor der Entscheidung nur kurz und eher ober­fläch­lich getestet. Meist haben Sie diese in Websessions oder Live-Demos ken­nen­ge­lernt. Ob sie aber be­nut­zer­freund­lich ist und wirklich zu Ihren speziellen An­for­derungen passt, klären Sie nur in der Theo­rie ab. Eine Aus­schrei­bung scheint auf objektiven Be­wer­tungs­kri­te­ri­en zu beruhen und suggeriert eine hohe Ent­schei­dungs­qua­li­tät. Mög­li­cher­wei­se lie­gen aber nur wenige Punkte zwischen den einzelnen Kandidaten und eine kleine Än­de­rung Ihres Be­wer­tungs­sys­tems könn­te ein an­de­res Er­ge­bnis bringen. Das ei­ge­ne Bauch­ge­fühl wird dabei oft ver­nach­läs­sigt.

Ausschreibungen dauern lange und kosten sehr viel Geld

Ihre Entscheidung für eine Software und für einen Anbieter basieren auf einem theoretischen Bewertungsverfahren, das mehrere Monate oder sogar Jahre dauern kann. Am Ende investieren Sie aber in die Lösung, bevor Sie und Ihre Anwender ausführliche praktische Erfahrungen mit ihr sammeln konnten.

Der Anbieter muss sich noch nicht in der Praxis beweisen

Bei der Ausschreibung für ein CRM-System binden Sie sich bereits früh an einen bestimmten Partner, noch bevor Sie ihn in der Zusammenarbeit erlebt haben. Oft lernen Sie nur die Vertriebsmitarbeiter kennen, nicht jedoch das Team, mit dem Sie das gemeinsame Einführungsprojekt durchführen. Die Chancen einer Fehl­ent­schei­dung und somit einer Fehlinvestition stehen also relativ hoch.

Sie müssen nicht die Katze im Sack kaufen. Es gibt eine bessere Option. Testen Sie für die CRM-Auswahl die Software in der Praxis mit dem Proof-of-Concept.

Unsere Erfahrung und vor allem die Erfahrung unserer Kunden sind, dass ein Proof-of-Concept (PoC) eine sehr gute Alternative zur Ausschreibung ist. Denn mit einem PoC testen Sie Ihre favorisierte Software frühzeitig in der Praxis und lernen dabei den Anbieter kennen. Damit schaffen Sie eine stabile Basis für Ihre finale Entscheidung.

So funktioniert eine CRM-Auswahl mit dem Proof-of-Concept

Zuerst führt der Anbieter Ihres Wunschsystems mit Ihnen einen Workshop zur Anforderungsdefinition durch. So lernt er Ihre Anforderungen im Detail kennenlernen. Anschließend setzt der Anbieter einen funktionalen Prototyp der Software auf. Dabei berücksichtigt er bereits Teile Ihrer individuellen Anforderungen, damit Sie seine Lösungsvorschläge in der Praxis testen können. Der Test des Prototyps dauert – je nach Ihrem Bedarf – wenige Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Er erfolgt mit Ihren eigenen Daten und Anwendungsfällen.

Der Anbieter muss somit in der Praxis beweisen, dass die Software Ihre individuellen Anforderungen erfüllen kann. Gleichzeitig muss er zeigen, dass er als Partner in der Lage ist, diese zu verstehen und umzusetzen. Es reicht beim PoC nicht, wenn der Anbieter Ihnen eine hübsche Demo vorführt und mit Ihnen einen Anforderungskatalog in Excel ausfüllt, wie es bei einer Ausschreibung der Fall wäre.

CRM-Auswahl mit dem Proof-of-Concept

Erst nach dem Proof-of-Concept treffen Sie die finale Entscheidung

Wenn Sie sich am Ende der Testphase für die CRM-Lösung entscheiden, können Sie jegliche Arbeitsergebnisse aus dem PoC als Startpunkt für die eigentliche Implementierung nutzen. Sie fangen also mit dem Einführungsprojekt nicht bei null an, sondern bauen auf den Entwicklungsstand aus der Testphase auf.

Sollten Sie feststellen, dass die Lösung und der Partner nicht die richtigen sind, haben Sie weder große finanzielle noch zeitliche Aufwände gehabt. Denn zum einen haben Sie bis zu dem Zeitpunkt noch nicht in Lizenzen investiert. Zum anderen erlangen Sie bereits nach einer verhältnismäßig kurzen Zeit diese Erkenntnis. Außerdem wissen Sie nach dieser Erfahrung noch genauer, was Sie brauchen und was nicht.

Sechs Gründe, warum sich ein Proof-of-Concept für die CRM-Auswahl lohnt

1. Zeit und Kosten

In der Regel stellt Ihnen der Anbieter innerhalb weniger Tage einen funktionalen Prototyp zur Verfügung, mit dem Ihre Nutzer probeweise ein paar Wochen oder Monate arbeiten. Im Anschluss an diese intensive Phase haben Sie ein sehr klares Bild davon, ob die Software wirklich zu Ihrem Unternehmen, den Anwendungsfällen und den Nutzern passt.
So können Sie zeitnah Ihre Entscheidung treffen. Und im Zweifel stellen Sie nicht erst nach einer abgeschlossenen Einführung mit hohen Investitionen fest, dass die Entscheidung falsch war.

2. Ihre Anwendungsfälle

In Ihrem eigenen Prototyp werden Teile Ihrer spezifischen Anwendungsfälle und Prozesse abgebildet. So können Sie und Ihre Nutzer produktiv mit der Lösung arbeiten und dabei testen. Auch können Sie während der Testphase Anpassungen vornehmen. So prüfen Sie, ob die Software wirklich zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt und ob der Partner Sie optimal unterstützt.

3. Best-Practice-Erfahrung

Zum einen deckt eine CRM-Software von Grund auf bereits viele Prozesse und Anwendungsfälle ab. Zum anderen bringt der Anbieter seine Erfahrungen aus anderen Einführungsprojekten mit und kann Ihnen wertvolle Best-Practice-Tipps geben. So testen Sie einerseits den Standard der Software, soweit dieser bei Ihnen passt. Andererseits profitieren Sie dort, wo er nicht passt, von den Erfahrungen und Lösungsansätzen anderer Unternehmen. Dabei erhalten Sie Inspiration für die Ausgestaltung Ihrer eigenen Prozesse.

4. Kein Lizenzkauf, wenig Risiko

Sicher wollen Sie nicht monate- oder jahrelang eine Software für eine Vielzahl von Nutzern einführen, um im Nachhinein festzustellen, dass Sie die falsche Entscheidung getroffen und viel Geld verbrannt haben. Mit dem PoC prüfen Sie die Software, ohne in Lizenzen zu investieren. Auch den Anbieter lernen Sie intensiv kennen. Damit minimieren Sie Ihr Risiko einer Fehlentscheidung deutlich. 

4. Entscheidungsgrundlage

Der PoC bietet Ihnen die Chance, Entscheider im Auswahlprozess frühzeitig mit ins Boot zu holen. Denn wichtige Themen für Geschäftsführer, Vorstände und andere Stakeholder können Sie während der Testphase bereits im System abbilden und live präsentieren. Indem Sie die tatsächlichen Anforderungen der späteren Nutzer in der neuen Software abbilden und prüfen lassen, steigern Sie die Akzeptanz und schaffen einen Mehrwert. So erhalten alle Beteiligten neben dem guten Gefühl eine stabile Grundlage für die Entscheidung. Schließlich haben Sie ja schon gesehen, dass es funktioniert.

6. Basis für spätere Einführung

Wenn Sie sich im Anschluss für die getestete CRM-Software entscheiden, hat sich die investierte Zeit nicht nur gelohnt, weil Sie eine informierte Entscheidung treffen konnten. Ganz nebenbei haben Sie schon einen Teil der Einführung hinter sich gebracht. Denn alles, was während des PoC entwickelt und angepasst wird, nutzen Sie später als Basis für die weitere Softwareeinführung.

Fazit

Die Gründe, die für einen Proof-of-Concept sprechen, sind zahlreich. Konnten wir auch Sie überzeugen, dass der PoC für Ihre CRM-Auswahl der bessere Weg ist? Wenn ja, dann sind dies Ihre nächsten Schritte:

  1. Definieren Sie die wichtigsten Anforderungen und Anwendungsfälle, die Sie mit einem Prototyp testen wollen. Holen Sie sich dabei Unterstützung von den beteiligten Nutzern und Stakeholdern.
  2. Nutzen Sie die oben genannten Vorteile und Argumente, um Ihre Entscheider von einem PoC bei der Auswahl Ihrer CRM-Software zu überzeugen.
  3. Recherchieren Sie nach Lösungen und Anbietern und wählen Sie Ihre(n) Favoriten aus.
  4. Sprechen Sie Ihre(n) bevorzugten Anbieter an und fragen Sie, ob er bereit ist, einen PoC mit Ihnen durchzuführen.

Der itd Proof of Concept für CAS genesisWorld

Erfahren Sie, wie bei uns der PoC für CAS genesisWorld aussieht. Oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie Interesse haben oder weitere Informationen benötigen.

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Rainer Schramm

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