Leadverteilung automatisieren mit CAS genesisWorld

Warum die manuelle Verteilung von Anfragen zum Problem wurde

Als technologischer Weltmarktführer für Spezial-Anbaufräsen und Schneidräder für Bagger und Baggerlader erhält das Unternehmen regelmäßig Anfragen von Interessenten aus aller Welt. Um die verschiedenen Märkte zu betreuen, arbeitet der Maschinenbauer mit Vertriebsmitarbeitenden in den jeweiligen Ländern zusammen.

Lange bearbeitete das Unternehmen Anfragen von der Website vollständig manuell. Sobald ein Interessent das Kontaktformular auf der Website abschickte, ging seine Anfrage per E-Mail an zwei Mitarbeitende im Marketing. Diese prüften die Anfrage und suchten in einer Excel-Liste die zuständigen Vertriebsmitarbeitenden. Anschließend leiteten sie die E-Mail weiter. Die jeweilige Ansprechperson legte einen Kontaktbericht in CAS genesisWorld an und kümmerte sich um die weitere Bearbeitung.

Mit rund 30 Anfragen pro Monat war das Volumen überschaubar. Trotzdem erforderte jede Anfrage mehrere manuelle Arbeitsschritte. Da die Zuständigkeiten von Ländern und Regionen abhingen, entstand ein unverhältnismäßig hoher Koordinationsaufwand. Zudem hing die Weiterleitung von der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden im Marketing ab. Der manuelle Ablauf erhöhte die Fehleranfälligkeit und falsche Zuordnungen oder verspätete Weiterleitungen waren nicht auszuschließen.

Außerdem fehlte dem Unternehmen der Überblick über den Status der einzelnen Anfragen. Nach der Weiterleitung war nicht nachvollziehbar, ob die Anfrage schon bearbeitet wurde oder ob weiterer Handlungsbedarf bestand.

Deshalb suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die Anfragen automatisch der richtigen Ansprechperson zuordnet, die Bearbeitung beschleunigt und gleichzeitig den Prozess transparenter macht. So sollten Interessenten schneller eine Antwort erhalten und die Mitarbeitenden im Marketing weniger Zeit für Routinetätigkeiten aufwenden müssen.

Wie CAS genesisWorld die Leadverteilung automatisiert

Heute gelangen Anfragen von der Website ohne Umwege nach CAS genesisWorld. Sobald ein Interessent das Kontaktformular absendet, überträgt ein Webhook die Daten direkt ins CRMCRMCRM bedeutet, dass sich ein Unternehmen klar auf bestehende und potenzielle Kunden ausrichtet und die Beziehungen zu ihnen systematisch gestaltet.. Dort startet automatisch ein Workflow auf Basis der Business Process Automation.

Das System legt zunächst einen Kontaktbericht an. Anschließend ermittelt es die zuständige Person im Vertrieb. Dafür wurde die ehemalige Excel-Datei in ein eigenes Datenobjekt in CAS genesisWorld überführt, auf das die BPA zugreift. So lassen sich sowohl internationale Märkte als auch regionale Gebiete innerhalb eines Landes abbilden.

Nach erfolgreicher Zuordnung trägt CAS genesisWorld die verantwortliche Person im Kontaktbericht ein und informiert ihn über die neue Anfrage. Die weitere Bearbeitung dokumentieren die Mitarbeitenden direkt im Kontaktbericht.

Zusätzlich wertet CAS genesisWorld alle eingehenden Anfragen automatisch aus. Ein Dashboard zeigt, wie viele Anfragen eingegangen sind, wem welche zugeordnet sind und wie der jeweilige Status ist.

Welche Vorteile die neue Lösung bringt

Heute gelangt jede Anfrage direkt zur richtigen Ansprechperson. Sobald ein Interessent das Formular absendet, übernimmt CAS genesisWorld die Verteilung. Ein Zwischenschritt im Marketing entfällt. Die Zuordnung erfolgt nach definierten Regeln. Dadurch erreicht die Anfrage die zuständige Person unmittelbar und der Interessent erhält schneller Antwort.

Durch die automatische Verteilung sinkt das Risiko von Fehlern bei der Zuordnung oder Weiterleitung. Alle Anfragen durchlaufen denselben standardisierten Ablauf.

Zusätzlich hat sich die Transparenz verbessert. Vertrieb und Marketing sehen jederzeit, wie viele Anfragen eingegangen sind, wer sie bearbeitet und in welchem Status sich die einzelnen Vorgänge befinden. So lässt sich schnell erkennen, wo weiterer Handlungsbedarf besteht.

Statt eingehender E-Mails und manueller Weiterleitungen steuert heute ein Workflow in CAS genesisWorld den gesamten Prozess von der Anfrage bis zur Bearbeitung durch die verantwortliche Person.

Wie die Lösung künftig mit KI erweitert werden soll

Mit der automatisierten Leadverteilung hat das Unternehmen eine wichtige Grundlage für weitere Optimierungen geschaffen. Als nächster Schritt soll der bestehende Workflow um KI-Funktionen ergänzt werden.

Künftig prüft CAS genesisWorld automatisch, ob das anfragende Unternehmen bereits erfasst ist. Existiert ein Datensatz, verknüpft das System die neue Anfrage direkt mit diesem. Die Gefahr von Dubletten wird so minimiert.

Ist das Unternehmen noch nicht im CRMCRMCRM bedeutet, dass sich ein Unternehmen klar auf bestehende und potenzielle Kunden ausrichtet und die Beziehungen zu ihnen systematisch gestaltet. vorhanden, kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz. Sie erstellt aus öffentlich verfügbaren Informationen eine kompakte Zusammenfassung des Unternehmens. So erhalten Vertriebsmitarbeitende bereits bei der ersten Bearbeitung einen schnellen Überblick über das Unternehmen, ohne selbst recherchieren zu müssen. Die Zusammenfassung muss nur noch vor dem ersten Kontakt mit dem Interessenten geprüft werden.

Darüberhinaus plant das Unternehmen, ein weiteres Formular in den Prozess einzubinden. Über dieses Formular können Interessenten bereits auf der Website eine erste Konfiguration des Produkts vornehmen. Die Angaben werden ebenfalls automatisch an CAS genesisWorld übergeben und durchlaufen den bestehenden Workflow.

Was andere Unternehmen daraus mitnehmen können

Das Beispiel zeigt, wie sich bereits mit überschaubarem Aufwand manuelle Vertriebsprozesse automatisieren lassen. Besonders Prozesse mit klaren Zuordnungsregeln bieten ein hohes Automatisierungspotenzial. Im beschriebenen Fall erfolgte die Verteilung nach Ländern und Vertriebsgebieten. Das Prinzip lässt sich auch auf andere Bereiche übertragen, etwa eine Zuordnung nach Produktgruppen, Kundensegmenten oder Serviceteams.

Gleichzeitig wird deutlich, dass sich CAS genesisWorld nicht nur zur Verwaltung von Kundeninformationen nutzen lässt, sondern auch zur Automatisierung vorgelagerter Prozesse. Unternehmen können die Plattform flexibel an ihre eigenen Prozesse anpassen und Workflows nach ihren Anforderungen gestalten. Von der automatischen Verteilung von Leads über Genehmigungsprozesse bis hin zu individuellen Service- und Vertriebsabläufen lassen sich zahlreiche Prozesse digital abbilden und automatisieren.

So entsteht nicht nur mehr Effizienz im Tagesgeschäft. Unternehmen schaffen gleichzeitig die Grundlage für transparente, nachvollziehbare und skalierbare Prozesse, die mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen.

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