Von Rundstedt & Partner GmbH

Beratung mit Erfolgsgarantie

Als eines der führenden Unternehmen in der Personalberatungsbranche setzt v. Rundstedt auf einen übergreifenden Ansatz, der individuelle und nachhaltige Lösungen für Kunden und Klienten sicherstellt. Zu den Zielgruppen gehören branchenübergreifend Unternehmen mit Beratungsbedarfim gesamten Personalbereich, aber auch Fach und Führungskräfte in beruflichen Veränderungsprozessen und einem aktiven Karrieremanagement. „Wir sind auf eine CRM-Software angewiesen, die uns positiv unterstützt, Kunden mit Respekt zu begegnen, durch sachliche und menschliche Kompetenz zu begleiten und – im Wettbewerb zu anderen Anbietern – individuell mit Erfolgsgarantie zu beraten“, erklärt Patrick Baur, CRM-Verantwortlicher und Leiter Controlling, den Einsatz von CAS Consulting.

Mithilfe von CAS Consulting gelingt es, unsere Kunden noch viel stärker in den Mittelpunkt zu stellen.

Patrick Baur|Leiter Controlling

v. Rundstedt & Partner GmbH

Das Ziel: Eine Lösung für alle Standorte

Zuvor war bereits eine CRM-Lösung auf Lotus Notes Basis im Einsatz. Allerdings entsprach diese in Performance und Funktionsumfang nicht mehr den Ansprüchen. Daher entschied sich die Geschäftsführung für einen kompletten Neuanfang. Ziel war es, mithilfe der neuen Software die Beratungsprozesse und Produkte übersichtlicher zu gestalten und doppelte Datenpflege zu vermeiden. Die neuen Prozesse sollten nicht nur in Vertrieb und Beratung, sondern auch im Veranstaltungsmanagement, Controlling, bei der Rechnungsstellung abteilungsübergreifend und an den fünfzehn Unternehmensstandorten sämtliche Informationen in einer Lösung zusammenführen. Sowie für die freien Berater relevante Teildaten.

Ziele und Anforderungen

Standortübergreifende Lösung
Beratungsprozesse und Produkte übersichtlicher gestalten
Doppelte Datenpflege vermeiden
Zusammenführung sämtlicher Informationen aus Vertrieb , Beratung, Veranstaltungsmanagment, Controlling und Rechnungsstellung
Freie Berater erhalten Zugriff auf freigegebene Daten
Sicherer mobiler Zugriff auf relevante Daten

Nutzen und Vorteile

Mehr Zeit für den Kunden durch Entlastung bei Routinearbeiten z. B. Dokumentation
Standortungebundener sicherer Zugriff auf alle relevanten Daten
Unverzügliche, umfassende Auskunft bei Anruf durch integrierte Telefoniefunktion
Lückenloser Überblick bei komplexen Beratungsprojekten
Strukturierte und stets nachvollziehbare Gesprächsvor- und Nachbereitung
Neue Transparenz durch weltweiten Datenzugriff
Dokumentation von Meilensteinen und Erfassung von Beratungsaufwänden
Forecast und Reporting in wenigen Minuten

Vorbildliche Einführung

„Unsere CRM-Einführung verlief in vier Phasen“, erinnert sich Baur, „Ganz zu Beginn erörterte ein eigens gegründetes Kompetenzteam gemeinsam mit Geschäftsführung und den Fachbereichsleitenden den aktuellen Status quo.“ In Phase 2 entwickelte sich daraus eine sehr konkrete Vision. Auf dieser Basis wurde ein Lastenheft erstellt und elf Anbietern zugeschickt. CAS Consulting, die CRM-Branchenlösung für Beratungsunternehmen auf Basis von CAS genesisWorld, machte aufgrund seiner Flexibilität, der Auswertungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, standortungebunden mit dem System arbeiten zu können das Rennen. In der dritten Phase formulierten dann interdisziplinär aufgestellte Teams inklusive aller Key-User ihre Anforderungen und das Pflichtenheft.

Roll-out mit eigener CRM-Roadshow

In der anschließenden Einführungsphase wurden die individuellen Anforderungen und Prozesse vom zertifizierten CAS-Partner itdesign GmbH aus Tübingen in der Software umgesetzt. Die besondere Herausfordeung bestand darin, zeitgleich an allen Standorten auf die neue Lösung umzustellen. ImRahmen einer eigenen CRM-Roadshow unter dem Slogan „Beziehungen wachsen lassen“, erlebten die Mitarbeiter ihr neues CRM „ha nah“. In den Niederlassungen in Hamburg, Berlin, München, Stuttgart, Frankfurt am Main und in der Düsseldorfer Zentrale bekam Patrick Baur die Begeisterung live mit: „Durch die Roadshow haben wir aus unseren Mitarbeitern CRM-Fans der ersten Stunde gemacht und motiviert, die vielen Vorteile der neuen Software sofort zu nutzen.“

Unterstützt wurde die Einführung durch das Erstellen von 29 individuellen und exakt auf den Arbeitsprozess angepassten Schulungsfilmen, die nicht nur die Einführung sondern die langfristige Schulung von bestehenden und vor allem neuen Mitarbeitern sicherstellen.Darüber hinaus bot v. Rundstedt im Rahmen von CRM-Clubs und Einführungswebinaren seinen Mitarbeitern erfolgreiche Plattformen, um Fragen in der täglichen Nutzung zu beantworten.

Referenz CAS genesisWorld Von Rundstedt & Partner GmbH

Neue Methoden und Prozesse

Seither assistiert die CRM-Software bei der täglichen Kundenpflege: angefangen bei scheinbar trivialen Dingen wie der Adressverwaltung, über die persönliche Kommunikation – etwa mithilfe einer integrierten Telefoniefunktion – bis hin zur strukturierten Gesprächsvor- bzw. -nachbereitung.

Der gesamte Vertriebsprozess wurde überarbeitet, vereinheitlicht und in der CRM-Lösung abgebildet. „Alle Berater und Kundenbetreuer erhalten ortsunabhängig alle relevanten Informationen zu ihren Kunden und Klienten“, berichtet Baur über die neue Transparenz, „selbstverständlich unter Berücksichtigung aller nötigen Sicherheitsstandards.“

Im Rahmen der Beratung können Meilensteine dokumentiert und Beratungsaufwände erfasst werden – so ist es jederzeit möglich, auch in komplexeren Beratungsprojekten den Überblick zu behalten. Durch ein einfaches Schnittstellenmanagement werden diese – ebenso wie andere relevante Informationen – an Drittsysteme weitergegeben.

Mächtiges Instrument für Datenanalyse

Die Mitarbeiter spüren die Entlastung an vielen Stellen. Wenn sie Besuchsberichte schreiben, Prozesse dokumentieren oder neue Projekte anlegen. Der Forecast und das Reporting wurden vereinfacht. „Das Erstellen von Analysen mit riesigen Excel-Tabellen hat früher viele Stunden oder sogar schon einmal ein Wochenende lang gedauert – heute geht das in drei Minuten. Ein mächtiges Instrument“, resümiert der Controller die analytischen Möglichkeiten der CRM-Lösung. Durch die CAS-Integration von Crystal Reports ist es sogar möglich, Berichte optisch ansprechend im System zur Verfügung zu stellen.

Projektdaten

CAS Consulting

Report
Marketing pro
Form & Database Designer
Loadbalancing

DATEV
Inxmail
Telefonieanbindung
Crystal Reports

Wettbewerbsvorteil durch CRM

Technisch gesehen sucht das bei v. Rundstedt ganzheitliche Kundenmanagement mit CAS Consulting in der Personalberaterbranche seinesgleichen. „Wir sind deutlich schneller geworden: Unsere Abläufe, Abstimmungen und unser gesamtesWissen wächst unternehmensweit und kann viel schneller abgerufe werden.

Das merken auch unsere Kunden“, darauf legt Patrick Baur Wert. „Mithilfe von CAS Consulting gelingt es, unsere Kunden und die gesamten Beziehungen noch viel stärker in den Mittelpunkt zu stellen.“

1985 gegründet
340 Mitarbeitende

seit 2011

Personalberatung

v. Rundstedt & Partner GmbH

Mithilfe von CAS Consulting stehen unsere Kunden im Mittelpunkt