CRM-System
Kontext
Ein CRMCRMCRM bedeutet, dass sich ein Unternehmen klar auf bestehende und potenzielle Kunden ausrichtet und die Beziehungen zu ihnen systematisch gestaltet.-Systen hilft insbesondere dem Vertrieb, die Beziehungen zu Interessenten und Kunden zu verwalten und zu verbessern. Außerdem arbeiten Vertrieb, Marketing und Kundenservice besser zusammen, da sie alle auf dieselben Daten zugreifen.
Eine CRM-Lösung ist mehr als ein IT-Werkzeug – sie ist Teil der CRM-StrategieCRM-StrategieEine CRM-Strategie legt fest, wie ein Unternehmen die Beziehungen zu seinen Kunden gestaltet und pflegt. Sie ist ein langfristiger und unternehmensweiter Plan. Sie hilft, die Unternehmensziele systematisch zu erreichen.. Diese hilft dem Unternehmen, sich auf Kundenzentrierung auszurichten. Eine CRM-Software allein verbessert die Beziehung zu Kunden und Interessenten nicht. Alle Mitarbeitenden müssen die CRM-Software nutzen und mit Daten füllen. Nur dann erfüllt das System seinen Zweck: Ein Rundumblick auf alle Interaktionen mit dem Kunden oder Interessenten ohne einzelne Informationssilos. Das Wissen über den Kunden oder Interessenten zusammenzuführen, hilft den Mitarbeitenden, immer informiert zu sein und bei jedem Kontakt bestmöglich zu reagieren.
Mit CRM-Lösungen lassen sich außerdem Prozesse automatisieren. Das entlastet Mitarbeitende bei Routineaufgaben und gibt ihnen mehr Zeit für den persönlichen Kontakt zu Kunden und Interessenten.
Ein CRM-System soll Kundenerlebnisse verbessern, Cross‑ und Upselling-Potenziale nutzen und so den Unternehmensumsatz erhöhen.
Praxisbeispiele
- Zentrales Kontakt- und Kommunikationsmanagement: In einem CRM-System erstellen Sie für jeden Kontakt einen eigenen Datensatz. Hier speichern Sie alle Telefonate, Termine, Notizen, E-Mails, Dokumente etc. Da alle Mitarbeitenden darauf zugreifen, haben sie denselben Wissensstand.
- LeadmanagementLeadmanagementLeadmanagement ist der strukturierte Prozess, potenzielle Kunden (Leads) zu erfassen, zu bewerten, zu qualifizieren und im Vertriebsprozess zur Verkaufschance zu entwickeln. und Nachverfolgung: Im CRM-System legen Sie für jede VerkaufschanceVerkaufschanceEine Verkaufschance entsteht, wenn ein potenzieller Kunde konkretes Interesse an einem Angebot zeigt und der Auftrag realistisch wird. Sie ist der Schritt vom Lead zu einer Aussicht auf einen Verkauf. einen eigenen Eintrag an. Dort halten Sie alle Informationen zum Lead, zu den beteiligten Personen und zur aktuellen Vertriebsphase fest. So behalten Sie den Stand gut im Blick und führen die Verkaufschance Schritt für Schritt weiter.
- Automatisierte Workflows: In einer CRM-Lösung legt das System Leads, die über ein Webformular kommen, automatisch an. Das System prüft die Postleitzahl, weist sie der passenden Vertriebsperson zu und legt für sie ein Telefonat an.
- Dashboards und Reporting: In einer CRM-Lösung lassen sich auf Dashboards die Informationen anzeigen, die für Ihre Tätigkeit wichtig sind. Das können bestimmte KPIs, Aufgaben, Termine, Dokumente und vieles mehr sein. Was genau, das bestimmen Sie.
Synonyme
Als Synonyme für CRM-System finden Sie die folgenden Begriffe:
- CRM-Lösung
- CRM-Software
FAQ
Hier finden Sie Antworten auf häufe Fragen zum Thema CRMCRMCRM bedeutet, dass sich ein Unternehmen klar auf bestehende und potenzielle Kunden ausrichtet und die Beziehungen zu ihnen systematisch gestaltet.-System.
Ein CRM‑System sammelt alle Kunden- und Interessentendaten an einem zentralen Ort. Das führt zu einer besseren Zusammenarbeit, höherer Datenqualität, effizienteren Prozessen und fundierteren Entscheidungen auf Basis von Reports und Kennzahlen. Unternehmen verbessern so ihre Kundenbeziehungen. Sie sparen Zeit, erreichen höhere Abschlussquoten und gewinnen mehr Transparenz über Vertrieb, Marketing und Service.
Mindestanforderungen an ein CRM-System:
- Zentrales Verwalten von Kunden‑ und Kontaktdaten
- Lückenlose Dokumentation von Interaktionen mit Kunden und Interessenten
- Unterstützen der Prozesse von Vertrieb, Marketing und Service
- Abbilden von Aufgaben, Workflows und Automatisierungen
- Auswerten von Daten und Darstellen in interaktiven Reports und Dashboards
- Schnittstellen (APIs) zu anderen Systemen
- Unterstützen von Datenschutz‑ und Berechtigungskonzepten
Die genauen Anforderungen hängen von der Größe des Unternehmens, den Prozessen und Zielen ab. Sie lassen sich in einem Anforderungsworkshop erarbeiten.
Ja, für die meisten Unternehmen ist eine CRM‑Standardlösung sinnvoll. Sie ist schnell einsetzbar, günstiger und erprobt. Individuelle Lösungen sind sinnvoll, wenn Prozesse stark vom Standard abweichen.
Es gibt keine einzelne, perfekte Methode für die Einführung einer CRM-Software. Die richtige Methode hängt von der jeweiligen Situation ab.
- Wenn Sie sehr schnell mit der Software arbeiten wollen und bereit sind, pragmatische Entscheidungen zu treffen, kann eine Einführung innerhalb weniger Tage funktionieren. Dabei nutzen Sie die Standardfunktionen der Lösung.
- Möchten Sie zuerst den Anbieter und die Software kennenlernen und Ihre Abläufe im CRM-System testen? Dann ist ein „Proof of Concept“ gut. Sie testen die Lösung für eine bestimmte Zeit und entscheiden danach, ob Sie diese nutzen möchten.
- Wenn Sie Ihre speziellen Unternehmensabläufe in der Software abbilden möchten und mindestens vier Monate für die Einführung einplanen, ist eine schrittweise Einführung sinnvoll. Das Gute daran ist, dass Sie flexibel auf neue Anforderungen reagieren können.
Bei allen Ansätzen ist es wichtig: Betrachten Sie das Projekt nicht als reines IT-Projekt. Eine CRM-Einführung verändert die Organisation und Arbeitsweise im Unternehmen. Binden Sie alle Mitarbeitenden frühzeitig ein, fragen Sie nach deren Anforderungen an das System und nehmen Sie ihre Sorgen ernst.
Der Aufwand hängt von der Einführungsmethode, der Komplexität der Prozesse und des Anpassungsbedarfs ab.
Cloud-Lösungen lassen sich oft schneller starten. Individuell angepasste Lösungen und der On-Premises-Betrieb brauchen mehr Zeit und Vorbereitung. Entscheidend ist: Der größte Aufwand steckt selten in der Technik. Er steckt in den Prozessen und der Organisation.
CRM‑Systeme werden über Schnittstellen (APIs, Webhooks, Integrationsframeworks) mit anderen Anwendungen verbunden – z. B. ERP, E‑Mail, Marketing‑Automation, Telefonie oder BI‑Tools.
CRM‑Systeme verarbeiten sensible personenbezogene Daten. Deshalb müssen sie DSGVO‑konform sein und Folgendes unterstützen:
- Berechtigungs‑ und Rollenkonzepte
- Einwilligungs‑ und Löschmanagement
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
- Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
Die Datensicherheit hängt aber nicht nur vom System ab. Sie hängt auch davon ab, wie Sie das System betreiben. Nutzen Sie eine Cloud-Lösung oder eigene Server für den Betrieb?
Achten Sie bei einer Cloud‑Lösung darauf, ob das Produkt aus Deutschland oder Europa kommt und ob Ihre Daten in einem deutschen oder europäischen Rechenzentrum liegen. Oder steht ein amerikanischer Hersteller dahinter? Nutzen Sie das System On-Premises, ist Ihre IT-Abteilung für die Sicherheit verantwortlich.
Beide Modelle haben ihre Berechtigung:
Cloud‑CRM: schneller Start, geringerer IT‑Aufwand, automatische Updates, gute Skalierbarkeit
On‑Premises‑CRM: maximale Kontrolle, eigene Infrastruktur, individuelle Anpassbarkeit
Welche Variante besser ist, hängt von Ihrer IT‑Strategie, Ihren Compliance‑Anforderungen und Ressourcen ab. Für viele mittelständische Unternehmen überwiegen heute die Vorteile der Cloud.
Die Kosten variieren stark und hängen unter anderem ab von:
- Betriebsmodell (Cloud oder On‑Premises)
- Anzahl der Nutzenden
- Funktionsumfang
- Integrations‑ und Anpassungsaufwand
Cloud‑CRMs werden meist monatlich pro Nutzenden abgerechnet. Bei On‑Premises‑Lösungen kaufen oder mieten Sie die Lizenzen. Hinzu kommen Kosten für Hardware und die laufende Betreuung durch Ihre IT. Wichtig ist, nicht nur Lizenzkosten zu betrachten, sondern die Gesamtkosten über den Lebenszyklus.
CRM-System CAS genesisWorld
CAS genesisWorld ist eine CRMCRMCRM bedeutet, dass sich ein Unternehmen klar auf bestehende und potenzielle Kunden ausrichtet und die Beziehungen zu ihnen systematisch gestaltet.‑Software für mittelständische Unternehmen. Die Lösung ist modular aufgebaut. Sie unterstützt zentrale Aufgaben in Vertrieb, Marketing, Service und Management. Kundendaten liegen in einer zentralen Datenbank und stehen so allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Standardprozesse lassen sich einfach gestalten und automatisieren. CAS genesisWorld bekommen Sie als Cloud‑ und On‑Premises‑Lösung.
Verkaufserfolge beschleunigen
Ihr Team behält den Überblick über seine Kontakte und Verkaufschancen. Kein Lead geht mehr unter.
Das könnte Sie auch interessieren
Sechs Stolpersteine bei der CRM-Einführung, die Sie vermeiden können
Lernen Sie in diesem Beitrag sechs Stolpersteine bei der CRM-Einführung kennen, die gerne auftreten und erfahren Sie, wie Sie diese umgehen.
Change-Management in CRM-Projekten
Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Change Management in CRM-Projekten sehr wichtig ist. Erfahren Sie, wie Sie Widerständen der Mitarbeiter begegnen.
Kommunikation als Schlüsselfaktor in CRM-Projekten
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit guter Kommunikation die Einführung eines CRM-Systems erfolgreich umsetzen.