Die Sales-Pipeline optimieren

10 Tipps zur Optimierung Ihrer Sales-Pipeline

9 min Lesedauer

Was ist eine Sales-Pipeline?

Die Sales-Pipeline ist eine Metapher. Diese Metapher beruht auf der Vorstellung einer Pipeline, die vom Pool der möglichen Kunden in der Welt zum Pool an tatsächlichen Kunden führt. Potentielle Kunden werden von der Pipeline angezogen und fließen durch sie hindurch in den Pool der tatsächlichen Kunden. Die Effektivität dieser Pipeline lässt sich dann mit einer ganzen Reihe an Indikatoren messen.

  • Wie gut ist ihre Ansaugwirkung (Wie viele Leads werden generiert)?
  • Ist die Pipeline relativ dicht oder tropft sie (Konversionsrate)?
  • Wie hoch ist die Fließgeschwindigkeit (wie schnell/langsam ist der Verkaufszyklus abgeschlossen)?
  • Wie viel kommt in den nächsten X Wochen voraussichtlich aus der Leitung (zu erwartender Umsatz)?

Dieses Bild ist unglaublich anziehend, denn es entspricht der Hoffnung, dass alles glattgeht. Panta rhei. Alles fließt. Zudem ist das Bild unglaublich nützlich. Eine gut eingestellte und vermessene Sales-Pipeline ermöglicht so einiges: bessere Prognosen bezüglich kommender Umsätze, effiziente Erfolgsmessung von Vertriebs- und Marketingmaßnahmen und vieles mehr.

Das Problem: Ihr Vertrieb ist keine Pipeline und Ihre potentiellen Kunden sind kein Wasserstrom, der auf der einen Seite als Leads reinfließt, um auf der anderen als Kunden herauszufließen. Jeder, der einmal im Verkauf gearbeitet hat, weiß: In der echten Welt läuft Verkaufen nicht wie Wasser durch eine Leitung. Es gibt immer Hindernisse. Der Kunde hat immer Bedenken, Fragen oder unvorhergesehene Wünsche in letzter Minute. Der Vertrieb kann steuern und ermutigen, aber nichts fließt auf gerader Strecke und nichts von selbst.

Der erste Schritt zur Optimierung der Pipeline ist daher oft, sich von dieser Metapher zu lösen, die Realitäten hinter dem Bild ins Auge zu fassen und herauszufinden, wo im Prozess es hakt. Je besser dies gelingt, desto sinnvoller sind am Ende Voraussagen und Analysen, die wir anstellen, wenn wir die Metapher wiederverwenden. Um genau dies zu erreichen, unterstützen Sie unsere 10 Tipps!

Folgeaktivtäten planen

Die Zahl der Vertriebskontakte, die für einen erfolgreichen Abschluss nötig sind, haben sich in den letzten zehn Jahren branchenübergreifend etwa verdoppelt. Waren früher durchschnittlich etwa vier Kontakte nötig, sind es heute eher acht. Das bedeutet konkret, dass der gesamte Prozess über mehr Schritte durchgehalten werden muss. Studien zeigen, dass Vertriebsmitarbeiter oft nach zwei Kontaktversuchen aufgeben und zu neuen Leads übergehen. Dem kann entgegengewirkt werden, indem die Planung der Folgekontakte fester Bestandteil der Vertriebsstrategie wird.

Typische Fragen:

  • Wie viele Folgekontakte in welchem Intervall wollen wir machen?
  • Unter welchen Umständen verzichten wir auf Folgekontakte?
  • Sind wir hartnäckig genug oder müssen wir uns in diesem Bereich steigern?
Zweitens

Auf die wertvollsten Leads fokussieren

Einen Lead in einen Kunden umwandeln erfordert in etwa immer den gleichen Aufwand an Zeit und Geld. Außerdem haben Sie vermutlich mehr Leads, als Sie umwandeln können. Fokussieren Sie sich daher auf die Leads, die am besten auf Ihre Ziele einzahlen. Sie wollen Ihren Umsatz steigern? Sortieren Sie Ihre Leads nach Wert und konzentrieren sich auf diese. Sie wollen Ihr Portfolio diversifizieren? Sortieren Sie nach Branche und setzen gezielt Schwerpunkte für Ihre Vertriebsmitarbeiter. So erhalten Sie mit dem gleichen Aufwand Ergebnisse, die besser zu Ihren Zielen passen.

Typische Fragen:

  • Was wollen wir in diesem Quartal erreichen?
  • Mit welcher Art von Kunden erreichen wir diese Ziele am besten?
Drittens

Leads auch loslassen können

Es gibt diese Leads, die man wirklich gerne als Kunden gewinnen würde, aber eigentlich ist klar, dass es nie passieren wird. Und es gibt diese Kontakte, die für Monate oder gar Jahre so wirken, als stünden sie ganz kurz davor, zu Kunden zu werden, aber nie wirklich den letzten Schritt gehen. Hartnäckigkeit ist wichtig im Vertrieb, aber manchmal muss man auch loslassen können. Definieren Sie Kriterien, anhand derer Sie merken, wenn ein Kontakt die Mühe einfach nicht mehr wert ist. Konzentrieren Sie sich lieber auf die erfolgsversprechenden Leads.

Typische Fragen:

  • Wie wahrscheinlich ist es, dass dieser Lead überhaupt jemals zum Abschluss kommt?
  • Steht der nötige Aufwand in einer guten Relation zum zu erwartenden Nutzen?
  • Was könnte ich in der nötigen Zeit mit anderen Leads erreichen?
Viertens

Prozesse prüfen, anpassen und verbessern

Die Welt und Ihr Unternehmen ändern sich ständig. Was heute noch toll funktioniert, funktioniert morgen vielleicht nicht mehr – oder verstößt gegen eine neue Richtlinie (DSGVO). Jede gute Vertriebsstrategie beinhaltet daher Prozesse, die regelmäßig alle anderen Prozesse auf Aktualität und Effizienz prüfen.

Typische Fragen:

  • Halten wir uns noch an alle Richtlinien und Auflagen (z. B. die DSGVO)?
  • Funktionieren die Abläufe noch oder haben wir eine Entwicklung verpasst?
  • Wenn sich Kennzahl X ändert, wie wirkt sich das auf Kennzahl Y aus? Wo sind noch Optimierungspotentiale?
Prozesse prüfen, anpassen und verbessern
Fünftens

Alle Informationen aktuell halten

Egal mit welcher Metapher Sie auf Herausforderungen in Ihrem Vertrieb schauen wollen, die rauen Sandkörner im Getriebe, die hartnäckigen Verstopfungen Ihrer Pipeline, die verhedderten Schnürsenkel am Laufschuh Ihrer Verkäufer … oft geht es im Kern um veraltete und uneinheitliche Daten. Je besser und einheitlicher die Daten, desto besser läuft es im Vertrieb. Frau Meier nicht Herrn Müller nennen und an die richtige E-Mail-Adresse schreiben – so lange das nicht zuverlässig funktioniert, verpuffen elaboriertere (teurere) Maßnahmen.

Typische Fragen:

  • Wie erfasst bei uns wer Kontaktdaten und Ereignisse?
  • Wie vermeiden wir uneinheitliche Daten?
  • Wie stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter immer auf aktuelle Daten zugreifen?
Sechstens

Nach Wegen suchen, die Sales-Pipeline zu beschleunigen

Zu lange Verkaufszyklen sind ein massives Hindernis für erfolgreiche Abschlüsse. Geschäfte versanden, schnellere Mitbewerber machen den Deal. Klar, B2B-Prozesse dauern lange. Das ist normal: Beschlüsse erfordern Meetings. Auf Meetings folgen Meetings, in denen weitere Meetings zur Ausgestaltung des Beschlussvorbereitungsverfahrens beschlossen werden. Kunden haben ihr eigenes Tempo und für den Verkaufenden ist es nicht einfach, hier Druck zu machen. All das darf einen aber nicht daran hindern, sich selbst zu fragen, was man für eine Beschleunigung der Abläufe tun kann. Der Kunde braucht vielleicht drei Monate, um auf eine einfache Frage zu antworten, aber das sind drei Monate, in denen Sie die nächsten Schritte vorbereiten können. Anders gesagt: Seien Sie möglichst nie selbst der Bremser. Außerdem sind Kunden oft dankbar, wenn sie merken, dass Sie Themen aktiv vorantreiben wollen und auch mal unbequem nachhaken, wenn es nicht vorangeht.

Typische Fragen:

  • Wo verlieren wir Zeit? Was brauchen unsere Kunden, um mit einem guten Gefühl schnelle Entscheidungen treffen zu können?
  • Was sind die nächsten Schritte, wenn es wieder weitergeht?
  • Wie lange warten wir bei Schritt X, bevor wir beim Kunden nachhaken?
Sales-Pipeline: Prozesse prüfen, anpassen und verbessern
Siebtens

Den Verkaufsprozess standardisieren

Jeder Kunde hat seine eigenen Anforderungen und Bedürfnisse, auf die Sie eingehen sollten und müssen. Das ist richtig. Standardisieren Sie dennoch wo immer möglich. Denn standardisierte Prozesse sparen Zeit und Energie – und sie sind offener für Automatisierung. Außerdem erlauben sie bessere Prognosen und klarere Erfolgskontrollen, wenn Sie Ihre Abläufe einmal verändern und wissen wollen, ob das eine gute Idee war.

Typische Fragen:

  • Welche typischen und/oder repetitiven Abläufe gibt es in unserem Verkaufsprozess?
  • Wie lassen sich diese standardisieren und beschleunigen? Gibt es Automatisierungspotentiale?
Achtens

Mehr und bessere Inhalte bereitstellen

Welche Zielgruppe muss in welcher Phase des Verkaufs welche Informationen erhalten? Über welchen Kanal vermitteln Sie diese? Wie können Sie sich hier positiv von Ihren Mitbewerbern abheben – beispielsweise durch intensive Schulung Ihrer Vertriebsmitarbeiter, eine professionell gestaltete Broschüre oder durch Online-Marketing, das die wichtigsten Infos präzise und seriöse aufbereitet. Ihr Vertrieb kennt zumindest einige der Antworten. Nehmen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter auf, ziehen Sie Ihre Marketingabteilung hinzu und scheuen Sie nicht vor nötigen Investitionen zurück.
Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie Sie tracken können, welcher Kunde bereits welche Infos erhalten hat. Immer wieder die gleiche Broschüre zu verteilen, wirkt unprofessionell und nervt den Kunden.

Typische Fragen:

  • Was sind unsere Zielgruppen? Was benötigen sie?
  • Welche Informationen brauchen welche Ansprechpartner, um sich für den Kauf entscheiden zu können?
  • Welcher Lead hat gerade welchen Informationsstand?
Neuntens

Trends Ihrer Kennzahlen überwachen

Die Effizienz Ihres Verkaufsprozesses lässt sich mit vielen Kennzahlen vermessen und beschreiben. Beispiele hierfür: Anzahl der potentiellen Abschlüsse; der durchschnittliche Wert dieser Abschlüsse; der durchschnittliche Prozentsatz an Verkäufen, die Sie tatsächlich abschließen; die durchschnittliche Lebenszeit eines Verkaufs vor dem Abschluss etc.

Diese Kennzahlen sind schon an und für sich interessant (z. B. wie viel Zeit vergeht zwischen Erstkontakt und Verkauf); noch interessanter sind aber die Trends, die sich erkennen lassen, wenn Sie wichtige Indikatoren über eine längere Zeit im Blick behalten. So erkennen Sie schnell, wenn irgendetwas nicht mehr so gut läuft wie gewohnt, und können den Erfolg/Misserfolg neuer Maßnahmen und Prozesse bewerten.

Typische Fragen:

  • Welche KPIs sind wirklich aussagekräftig?
  • Was bedeuten Veränderungen bestimmter KPIs?
  • Wo haben wir uns verbessert, wo nachgelassen?
Zehntens

Die Sales-Pipeline mit einem CRM überwachen

Wenn Sie den Artikel bis hierhin gelesen haben, wird Ihnen vielleicht eines aufgefallen sein: Grundvoraussetzung für praktisch alle Tipps ist es, auf gut strukturierte Informationen über Ihre Kunden zugreifen zu können. Wirklich kleine Unternehmen bekommen das vielleicht noch einigermaßen mit Zetteln oder in Excel abgebildet, aber sobald mehrere Mitarbeiter oder gar Abteilungen zusammenarbeiten müssen, geht das zwangsläufig schief. Oft werden dann Einzellösungen für unterschiedliche Aspekte des Verkaufsprozesses eingeführt. Die Kundendaten liegen jetzt als Master-Sheet in der Cloud und alle sollen nur noch in dieser Datei arbeiten. Wiedervorlagen werden über den Outlook-Kalender geplant und manchmal klappt das sogar. Es wird ein wöchentliches Meeting eingeführt, in dem man versucht, gemeinsam den Überblick zu behalten.

Die bessere Alternative, um die Sales-Pipeline dauerhaft im Blick zu haben, ist die Einführung einer CRM-Lösung. Ein gutes CRM ermöglicht alles, was in diesem Artikel besprochen wurde – und das nicht mit Kreativität, Spucke und zweckentfremdeten Softwareprodukten, sondern mit einem System, das genau dafür gemacht ist und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wurde. Die Wahl des richten Systems und dessen Implementierung sind zwar manchmal recht aufwendig, dafür profitieren Sie nachhaltig von effizienteren Prozessen im Umgang mit Ihrer wichtigsten Ressource: Ihren Kunden.

Typische Fragen:

  • Was muss unser CRM leisten können?
  • Welche Prozesse wollen wir darin abbilden?
  • Welche CRM-Systeme gibt es auf dem Markt und welche passen zu uns?
  • Mit welchem Lösungspartner wollen wir die Implementierung durchführen?

Bei der Beantwortung all dieser Fragen helfen Ihnen auch gerne unsere CRM-Experten per E-Mail an crm@itdesign.de oder telefonisch unter +49 7071 3667-66 weiter.

Bildquellen: © FabioFilzi/istockphoto.com, © Digitalsignal/istockphoto.com, © Bet_Noire/istockphoto.com

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