Potenziale freisetzen – Frühjahrsputz für CAS genesisWorld

In den ersten Wochen des Frühlings wirken die Wälder und Wiesen, als wären sie frisch geputzt. Die Natur animiert so den Menschen, auch ihre eigenen vier Wände auszumisten und zu säubern: Sie wischen die Schränke von innen aus, rücken sie von der Wand ab und putzen dahinter. Sie reinigen die Fenster, die Lampen, die Heizkörper …

Sie kennen dieses jährlich wiederkehrende, fest verankerte Ritual. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, es auf CAS genesisWorld zu übertragen? Was spricht gegen einen Frühjahrsputz für CAS genesisWorld? Denn – Voraussetzung für den langfristig effizienten Einsatz und Erfolg ist schließlich, dass Ihre Daten und Prozesse immer aktuell sind und Sie mit wenig Aufwand den Überblick bekommen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick, machen Sie einen Plan

Wenn Sie in Ihren vier Wänden mit dem Frühjahrsputz beginnen, haben Sie wahrscheinlich aus jahrelanger Erfahrung heraus einen Plan im Kopf. Wenn Sie die Aktion in CAS genesisWorld noch nicht haben, dann machen Sie sich zunächst die folgenden Gedanken:

• Relevanz: Welches Wissen ist für Ihr Unternehmen tatsächlich relevant, um Ihre Kunden mit bestem Service zu begeistern, um Prozesse effizient zu gestalten und um die richtigen Entscheidungen zu treffen? 
• Vollständigkeit: Sind alle notwendigen Informationen in Ihren Daten hinterlegt? Wenn nein, was fehlt und auf welcher Maske sollten die Daten erfasst werden?
• Konsistenz: Werfen Sie einen Blick in die unterschiedlichen Systeme. Stimmen die Daten überein? Wenn Sie feststellen, dass sie keine konsistenten Daten vorliegen haben oder sie viel doppelte Datenpflege erbringen müssen, dann denken Sie darüber nach, ob eine Schnittstelle zu CAS genesisWorld sinnvoll wäre.
• Verständlichkeit: Sind Ihre Daten eindeutig interpretierbar oder braucht es Hinweisfelder?

1. Schritt – Schränke ausmisten

In CAS genesisWorld werden die Änderungen jedes Feldes gespeichert. Benötigen Sie diese Informationen tatsächlich länger als zwei Jahre? Nein? Dann löschen Sie diese.

Beachten Sie in diesem Zuge auch die Richtlinien der DSGVO zur Datenhaltung. Definieren Sie eine Aufbewahrungsfrist aufgrund eines berechtigten Interesses und sorgen Sie dafür, dass Sie keine Daten länger als erlaubt vorhalten. Lassen Sie sich bei der Abbildung des entsprechenden Prozesses vom itd DSGVO-Assitenten unterstützen.

Überdenken Sie auch die vorhandenen Eingabehilfen der Felder. Sind wirklich alle nötig? Wenn nein, entfernen Sie diese.

Außerdem lohnt es sich, Ihre Datenbank auf doppelte Adressen hin zu überprüfen. Lösen Sie diese Dubletten auf. Schnell und einfach lässt sich dies mit dem Duplicate Finder pro erledigen.

2. Schritt – Möbel abstauben

Prüfen Sie Ihre Datenqualität. Legen Sie verschiedene Abfragen bezogen auf die letzte Änderung an einer Adresse oder das zuletzt geführte Telefonat mit einem Kunden an. So erkennen Sie schnell, welche Daten tatsächlich verwendet werden. Ganz nebenbei identifizieren Sie sogar Vertriebspotenziale. Denn durch das Überprüfen fallen Ihnen alte Adressen auf, die Sie mit einer Aktion wie einem Telefonat oder einer persönlichen E-Mail reaktivieren können.

Etablieren Sie einen Prozess zur stetigen Prüfung der Adressen, um dauerhaft mit sauberen Daten zu arbeiten.

Unser Tipp: Machen Sie es sich einfach mit unserem Best-Practice-Paket. Mit dem itd Adressqualitätsscore haben Sie das ganze Jahr über im Blick, welche Adressen nachbearbeitet werden müssen.

3. Schritt – Fenster putzen

Für einen schnellen Überblick und eine klare Sicht empfehlen wir Ihnen, jedes einzelne Register zu überprüfen. Entfernen Sie alle Felder, die Sie nicht mehr brauchen oder bauen Sie neue Masken, die nur noch die benötigten Felder enthalten. Mit dem App Designer und dem Form & Database Designer legen Sie Masken und Fenster in CAS genesisWorld eigenständig an. Schneiden Sie alte Zöpfe ab und überarbeiten Sie nicht verwendete Bereiche.

Überprüfen Sie Ihre relevanten Prozesse. Sind diese vollständig automatisiert oder gibt es Bereiche, die automatisiert werden können, um manuelle Eingaben zu vermeiden und die Fehlerquote gering zu halten?

Und zu guter Letzt: Wie steht es um Ihren Back-up-Prozess? Erstellen Sie regelmäßig Sicherheitskopien bzw. Back-ups Ihrer relevanten Daten, um die Datenverfügbarkeit im Ernstfall sicherzustellen? Überlegen Sie in diesem Zuge, ob es sinnvoll ist, auf CAS genesisWorld SaaS umzusteigen und somit eine höhere Datensicherheit zu erlangen.

Keine Zeit für den Frühjahrsputz für CAS genesisWorld? Engagieren Sie unseren Reinigungsdienst!

Fehlt Ihnen die Zeit oder der Nerv für den Frühjahrsputz? Dann machen Sie es wie im wahren Leben. Organisieren Sie Ihren Reinigungsdienst. Unser CRM-Team unterstützt Sie gerne und bringt Ihnen noch weitere „Putzmittel“ für eingestaubte Bereiche mit. Außerdem hilft es Ihnen, ein für den Putz wiederkehrendes Ritual zu etablieren.