CRM – Standardsoftware oder individuell

Die Idee klingt verlockend: Eine CRM-Software, die perfekt auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist. Die keine unnötigen Funktionen hat und sich zu 100 % an den individuellen Unternehmensprozessen ausrichtet.

Zweifellos kann die Entwicklung einer solchen CRM-Individualsoftware vorteilhaft und sinnvoll sein. Denn eine Individualsoftware wird für die einzigartigen Prozesse eines bestimmten Unternehmens entwickelt. Damit ist sie benutzerfreundlich und bedarf eines geringen Schulungsaufwands. Die Alternative hingegen – eine CRM-Standardsoftware – bietet im Zweifel eine Reihe von Funktionen, die Sie, zumindest im Moment, nicht benötigen. Damit ist die Software für die Anwender schwerer überschaubar und schulungsintensiver.

Und dennoch gibt es gute Gründe, sich bei der Einführung einer CRM-Lösung für eine Standardsoftware zu entscheiden.

Standardsoftware ist günstiger als Individualsoftware

Geringere Kosten

Individualsoftware ist äußerst flexibel, hat jedoch ihren Preis, der allein von einem Unternehmen gezahlt werden muss. Bei Standardsoftware hingegen teilen sich letztlich alle Käufer die Entwicklungskosten. Die Kosten pro Nutzerlizenz werden somit günstiger.

Da gerade im Bereich der Kundengewinnung und -betreuung die Basisprozesse branchenübergreifend sehr ähnlich und diese Basisfunktionen in einer CRM-Standardsoftware enthalten sind, lohnt es sich, auf diese zurückzugreifen und so die Kosten zu minimieren. Denn die Konzeption und Umsetzung beispielsweise eines Rechtesystems und einer Benutzerverwaltung sind sehr aufwendig und damit teuer.

Stabilere Lösung

Die standardisierte Softwareentwicklung eines großen Herstellers mit leistungsfähigen Ressourcen im Bereich Entwicklung und Test lässt das Auftreten von Programmfehlern auf ein Minimum sinken. Weiterhin ist die Lösung bereits auf dem Markt und durch eine hohe Anzahl an weiteren Benutzern erprobt. Bei einer individuellen Lösung hingegen ist der Auftraggeber stets Beta-Tester der Software. Auch nach der Inbetriebnahme werden unweigerlich häufiger Problemen auftreten als bei einer Standardsoftware.

Standardsoftware läuft stabiler als Individualsoftware

Schnellere Entwicklung

Die Entwicklung einer individuellen CRM-Lösung bedarf einer sehr intensiven Spezifikations-, Umsetzungs- und Testphase. Diese bindet zum einen die Ressourcen beim Auftraggeber. Zum anderen zieht sich ein solches CRM-Projekt länger hin und die Software kann erst später eingeführt werden. Mit Standardsoftware hingegen können Sie schnell starten.

Schnellere Anpassung an den Markt

Marktbedingte Anpassungen der Software, beispielsweise an rechtliche Vorgaben wie im Jahr 2018 die DSGVO, werden in einer Standardsoftware schneller umgesetzt, da der Druck zahlreicher Kunden sehr viel höher ist als der eines einzelnen Auftraggebers.

Geringeres Entwicklungsrisiko

Das Risiko der Investition für eine individuelle Lösung liegt alleine beim Auftraggeber. Im Falle einer Insolvenz oder einer veränderten unternehmerischen Ausrichtung des Herstellers muss sich der Auftraggeber gegebenenfalls einen neuen Entwicklungs- und Betreuungspartner suchen.

Einfachere Upgrades

Die Aktualisierung der Software und die Sicherstellung der Kompatibilität mit neuen Betriebssystemen und angebundener Anwendungssoftware muss bei einer individuellen Lösung stets neu beauftragt werden. Dieser Aufwand kann außerordentlich hoch sein.

Profitieren vom Wettbewerbsdruck des Herstellers

Der Wettbewerbsdruck unter den Herstellern von CRM-Software ist sehr hoch. Insofern nehmen diese den Druck des Marktes schnell auf und passen ihre Software dementsprechend an. So erfolgt beispielsweise die Anbindung mobiler Hardware wie dem iPad zeitnah für eine CRM-Standardsoftware.

Sicherer Support und professionelle Beratung

Ein Hersteller von Standardsoftware hat eine große Anzahl eigener Mitarbeiter und solcher aus einem Partnernetzwerk, die sich mit der Lösung auskennen und diese in der Anwendung betreuen. So wird Kunden bei Fragen oder Problemen schnell geholfen. Auftraggeber dagegen, die sich individuelle Lösungen von kleinen Unternehmen entwickeln lassen, haben im Zweifel nur einen Ansprechpartner und wenn dieser das Unternehmen verlässt, ist nicht mehr das gesamte Know-how verfügbar.

Standardsoftware oder Individualsoftware

Wie soll ich mich entscheiden?

Die Frage, für welchen Weg Sie sich entscheiden, muss wohlbedacht sein. Es gibt Einzelfälle, in denen sich eine Individualentwicklung lohnen kann. Überprüfen Sie genau, ob dieser bei Ihnen vorliegt und verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen CRM-Standardlösungen am Markt. Damit Sie sich aber nicht in ein zu enges Korsett pressen müssen, empfehlen wir eine Standardlösung, die Sie durch die Anpassung der Konfiguration und eventuelle Zusatzentwicklungen auf Ihr Unternehmen zuschneiden.

Lesen Sie auch in unserem Beitrag 10 Schritte zum richtigen CRM, was Sie bei der Auswahl beachten müssen und laden Sie unseren Leitfaden herunter.

Über den Autor: Rainer Schramm

Rainer Schramm arbeitet seit 2008 als Berater und Projektleiter für CAS genesisWorld. Er unterstützt die Kunden bei der Einführung von CAS genesisWorld und betreut sie anschließend im laufenden Betrieb. Seit 2015 leitet er das Beratungsteam, entwickelt das Beratungsportfolio weiter und steht allen Beraterinnen und Beratern als Coach zur Seite.

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Standardsoftware oder Individualsoftware – was für ein CRM ist sinnvoll?