Perfekter Überblick mit Ansichten und Dashboards

Dieser Beitrag fasst die Ergebnisse der beiden Round Tables vom CRM-Kundentag am 4. Mai 2023 zusammen. Sie erfahren, für welche Bereiche sich Dashboards eignen und wie Sie bei der Einführung von Dashboards und Ansichten vorgehen können.

Was ist ein Dashboard?

Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite mit relevanten Kennzahlen, Listen oder Diagrammen. Diese einzelnen Objekte dienen als Absprungpunkte zu weiteren Details.

In CAS genesisWorld entsprechen die Cockpits einem Dashboard. Diese finden sich sowohl im Desktop-Client als auch im Web-Client, wobei der Web-Client die größeren Gestaltungsmöglichkeiten bietet.

Warum mit Dashboards arbeiten?

Viele Benutzende schätzen die Organisation des eigenen Arbeitstages durch personalisierte Listen und abteilungsspezifische Dashboards sehr. Das persönliche Cockpit wird somit oftmals der Start in den Arbeitstag und der Dreh- und Angelpunkt für die Strukturierung des Tages.

Einsatzbereich für Dashboards

• Ein klassischer Einsatzbereich ist die Nutzung von Cockpits im Vertrieb. Diese geben beispielsweise einen guten Überblick über die aktuellen Umsatzzahlen, die Anzahl neuer Kunden, den Sales-Funnel oder die offenen Telefonate. Auf der Kundenadresse lässt sich ein Cockpit als weiteres Register einfügen. Sinnvolle Informationen sind hier beispielsweise der Umsatz mit dem Kunden im laufenden Jahr, die Anzahl der offenen Servicevorgänge oder der Umsatz je Produktgruppe.
• Cockpits lassen sich auch zur Abbildung der Datenqualität mittels eines Adressqualitätsscores nutzen. Der Score bemisst sich daran, ob gewisse Felder wie beispielsweise die Branche oder der Firmenname befüllt sind. Daraus ergibt sich ein Clustering: Wie viele und welche Adressen haben einen Adressqualitätsscores unter einem bestimmten Niveau und müssen daher nachbearbeitet werden.
• Ebenfalls eignen sich Cockpits für die Darstellung der Kundenzufriedenheit. Beispielsweise kann die Weiterempfehlungsbereitschaft von Kunden anhand des Net-Promoter-Scores abgebildet werden.
• Dashboards lohnen sich auch für den Überblick über offene oder anstehende Aufgaben sowie freizugebender Genehmigungen.
• Ein weiterer sinnvoller Einsatzbereich ist das Projektmanagement. So können beispielsweise Projekte, zu welchen Aufgaben auch nach der Bearbeitungsfrist noch offen sind, angezeigt werden. Ebenso kann die Auslastung der Ressourcen, die in einem oder in mehreren Projekten verplant sind, dargestellt werden.
• Viele Unternehmen nutzen Cockpits zur Bereitstellung von Informationen über Zielerreichung und aktuelle Umsatzzahlen als Grundlage für die Unternehmenssteuerung.

Der Einstieg in das Arbeiten mit Dashboards in CAS genesisWorld

Es ist sinnvoll, Cockpits in CAS genesisWorld für bestimmte Nutzergruppen zu erstellen. Der Einstieg eignet sich besonders über ein Vertriebs-Cockpit. Hier lassen sich gut erste Erfahrungen sammeln. Die Bewertung der Vorteile und des Nutzens dient als Grundlage zum Übertragen auf weitere Bereiche oder Abteilungen.

Die Erstellung von Dashboards kann zur Zeit lediglich durch die administrierende Person vorgenommen werden. Für einzelne Nutzende ist dies jedoch geplant. In jedem Fall aber ist es sinnvoll, pro Abteilung oder Bereich eine Person zu benennen, in deren Verantwortung die inhaltliche Zusammenstellung und Weiterentwicklung des Bereichscockpits liegt. Diese Person sammelt zunächst die Nutzerwünsche und stimmt sich dann mit einem kleinen Team ab. Anschließend stellt die administierende Person bereichsspezifische Cockpits zur Verfügung und informiert die Kollegen und Kolleginnen. Über Filter können die Nutzer diese Cockpits dann zum Teil personalisieren, sodass das System beispielsweise nur die heutigen Termine oder Telefonate der benutzenden Person anzeigt. Jedes Unternehmen kann beliebig viele Cockpits in CAS genesisWorld zur Verfügung stellen.

Als Vorstufe zu den Dashboards können Mitarbeitende Listen erstellen und diese als App speichern. In CAS genesisWorld stehen dafür vorgefertigte Listenansichten zur Verfügung, jede Person kann aber auch eigene Listen erstellen. Sinnvoll ist es, bereits bei der Einführung von CAS genesisWorld oder bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender die Erstellung eigener Listen zu schulen.