Autor: Gesa Epple 24. Juli 2019 ,

Lean PPM & Meisterplan – Erfolg mit schlankem Portfoliomanagement

Sie brauchen einen besseren Überblick darüber, welche Projekte in Ihrem Unternehmen gerade laufen? Sie wollen sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen den wirklich wichtigen Projekten zuteilen? Es geht darum, den Prozess zu optimieren, mit dem Sie entscheiden, welche Projekte überhaupt gemacht werden? Ihr Unternehmen muss schneller auf sich verändernde Marktbedingungen reagieren?

  • Übersicht
  • Effiziente Ressourcenplanung
  • Strategische Projektauswahl
  • Flexibilität und Reaktionsfähigkeit

All dies leistet ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement, kurz PPM.

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Projekt- und Projektportfoliomanagement – und wir stellen Ihnen Lean PPM und Meisterplan vor. Lean PPM ist eine Methode für schlankes Projektportfoliomanagement und Meisterplan das dazu passende Tool. Sowohl Lean PPM als auch Meisterplan sind Eigenentwicklungen der itdesign GmbH.

PM vs. PPM – Wie vs. Was

Projektmanagement beschäftigt sich mit der Frage, wie Sie in Ihrem Unternehmen Projekte bearbeiten. Projektportfoliomanagement mit der Frage, was Ihr Unternehmen überhaupt macht. Anders gesagt: Das Projektmanagement ist verantwortlich dafür, dass Sie Ihre Projekte erfolgreich abschließen. Das Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass Sie nicht erfolgreich die falschen Projekte abschließen.

Versteckte Optimierungspotentiale beim PPM

Mit dem Einsetzen der Digitalisierung in den 1980er/1990er Jahren begann eine Phase, in der Unternehmen weltweit Ihr Projektmanagement optimierten. Es entstanden Frameworks und Standards wie Prince2 oder PMBOK. Und im Verlauf der Zeit sind immer bessere Softwaretools auf den Markt gekommen, die die Umsetzung der neuen Methoden unterstützen und ermöglichen. Heute verfügen die meisten Unternehmen über ein professionelles Projektmanagement. Auch wenn sich hier sicher weitere Fortschritte erzielen lassen, die „low hanging fruits“ sind gepflückt.

Im PPM haben viele Unternehmen noch Optimierungspotential

Aber: Viele Unternehmen, von kleinen bis zu ganz großen, haben noch keinen effizienten PPM-Prozess etabliert – und noch keine Software, die diesen gezielt unterstützen würde. Projekte werden auf Zuruf angeregt oder ad-hoc in Meetings, die eigentlich mal ein ganz anderes Thema hatten, beschlossen. Die Unternehmensleitung würde gerne einen bestimmten Unternehmensbereich stärker betonen, aber der Vertrieb nimmt die Änderung nicht an, da Opportunities instinktiv nach ihrem Umsatzpotential bewertet werden und andere Faktoren außen vor bleiben. Mehreren Kunden werden Projekte zugesagt, die alle die gleichen Schlüsselressourcen beanspruchen. Hier verbergen sich große Potentiale, die sich mit relativ geringem Aufwand nutzen lassen. Mit PPM.

Was macht Lean PPM so „lean“?

Der grundlegende Ansatz von Lean PPM zeigt sich im Begriff „Lean“ – schlank, elegant, effizient.
Lean PPM ist „lean“, weil es zwei Grundsätze befolgt:

  • PPM und nur PPM: Lean PPM beschränkt sich auf das Projektportfoliomanagement und nur das Projektportfoliomanagement. D. h. es werden keine Aufgaben aus anderen Bereichen übernommen, beispielsweise dem Projektmanagement.
  • Minimaler Aufwand, klare Rollen, kurze Meetings: Lean PPM strebt danach, den Aufwand fürs PPM so gering und effizient wie möglich zu halten. Dafür setzt es auf eine klare Rollenbeschreibung für alle Beteiligten. Auch wird die Zahl der nötigen Meetings so gering wie möglich gehalten – und alle Meetings haben klar umrissene Aufgaben und Ziele.
Lean Projektportfoliomanagement mit Meisterplan

Dadurch schließt Lean PPM Ablenkung aus und kann sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren:

Strategize

In sogenannten Strategy Workshops werden die strategischen Ziele des Unternehmens erarbeitet und gewichtet. Außerdem wird ein Bewertungsschema entwickelt, das künftig verwendet wird, um Projekte, Initiativen und Vorhaben im Unternehmen zu bewerten und zu priorisieren. Die Workshops werden regelmäßig wiederholt und bieten so Gelegenheit, den Kurs des Unternehmens immer wieder flexibel anzupassen

Collect

Hierbei geht es um a) das Sammeln von Proposals für neue Projekte, Initiativen und Vorhaben sowie b) die Vorbereitung dieser Proposals auf die spätere Bewertung mithilfe des in Strategize erarbeiteten Schemas.

Decide

In „Decide“ werden die Proposals für neue Projekte, Initiativen und Vorhaben abschließend bewertet, in eine Reihenfolge gebracht und zur Entscheidung vorgelegt. Außerdem fließen Infos über die Fortschritte bereits laufender Projekte in „Decide“ ein. Es entsteht eine Übersicht, die den Ist-Zustand sowie alle neuen bereits bewerteten Proposals zeigt. Auf Basis dieser Übersicht legen die Verantwortlichen dann das neue Portfolio fest.

Execute

Dies ist die Schnittstelle zur Praxis, zur Umsetzung. Hier werden zum einen die für Portfolioentscheidungen wichtigen Informationen gesammelt (z. B. Projektfortschritt) als auch aktiv im Alltag auftretende Probleme gelöst (z. B. Ressourcenkonflikte auflösen).

Eine genauere Beschreibung der Methode finden Sie beispielsweise in diesem Artikel oder auf der Meisterplan-Website, hier nur noch ein kurzes Beispiel, um die Dinge etwas anschaulicher zu gestalten:

 

Ein Beispiel aus der Praxis

Aufgrund eines Hardwareausfalls sind in einem Unternehmen verschiedene Projekte hinter dem Zeitplan geblieben. Der Versuch aufzuholen führt zu Ressourcenkonflikten. Der Portfoliokoordinator (eine wichtige Rolle in Lean PPM) versucht in dafür angesetzten Meetings gemeinsam mit den Projektmanagern, Lösungen zu finden (Execute). Die meisten Konflikte können gehandhabt werden, aber Projekt Alpha und Projekt Beta greifen auf die gleichen Mitarbeiter zu und können nicht beide rechtzeitig fertiggestellt werden.

Der Portfoliokoordinator bereitet alle Informationen auf und eskaliert die Situation an das Portfolioboard, das höchste Entscheidungsgremium in Lean PPM. Das Portfolioboard kann die Situation nun bei der Zusammenstellung des Portfolios und der Ressourcenzuweisung berücksichtigen (Decide).

Neben der Übersicht zu den aktuell laufenden Projekten steht dem Portfolioboard auch eine Liste aller aktuellen Proposals für neue Projekte, Initiativen und Vorhaben zur Verfügung. Diese Vorschläge wurden bereits mit einer vorläufigen Bewertung versehen und kommen mit allen nötigen Informationen, um sie in das Portfolio einplanen zu können (Collect und Decide). Alle Bewertungen beziehen sich auf die strategischen Ziele, die für das Unternehmen festgelegt wurden (Strategize).

Dem Portfolioboard stehen also alle Informationen aufbereitet zur Verfügung – sowohl die zu den laufenden Projekten als auch die zu neuen Ideen.

Meisterplan – Das Tool zur Methode

Lean PPM ist eine eigenständige Methode für effizientes Projektportfoliomanagement und als solche nicht von einem bestimmten Tool abhängig. Theoretisch könnten Sie Lean PPM mithilfe von Papier und Stift betreiben. Praktisch empfiehlt es sich, ein Tool einzusetzen, das fürs Projektportfoliomanagement gedacht ist. Für eine schnelle, schlanke, aber leistungsfähige Implementierung empfehlen wir Meisterplan – ein Tool, das wir speziell für Lean PPM entwickelt haben.

Mit Meisterplan bringen Sie all Ihre Projekte, Initiativen und Vorhaben schnell und einfach in ein übersichtliches Gantt-Diagramm.

Auf der Y-Achse sind alle Projekte gemäß ihrer Priorität angeordnet. Die X-Achse repräsentiert den zeitlichen Verlauf. Schon dieser einfache Schritt erzeugt oft einen großen AHA-Effekt und mehr Übersicht als zuvor vorhanden war. Meisterplan macht aber noch eine ganze Menge anderer Informationen in dieser Ansicht sichtbar, die für das Portfoliomanagement wichtig sind – beispielsweise erscheinen Ressourcenengpässe in Projekten sofort gut sichtbar in Rot und auch Projektabhängigkeiten lassen sich einfach anlegen und erkennen.

Sie bilden mit Meisterplan Ihr Portfolio aber nicht einfach nur ab. Der Gantt-Chart ist zugleich auch eines Ihrer wichtigsten Planungstools. Praktisch alle Elemente im Chart lassen sich mit der Maus per Drag & Drop verschieben und anpassen – und bevor Sie Ihre Lösungsansätze auf Ihr tatsächliches Portfolio übertragen, spielen Sie diese einfach in simulierten Szenarien durch, bis Sie die optimale Lösung gefunden haben. Alle tiefergehenden Infos, beispielsweise zum Skillset der Ressourcen oder zur Projektbewertung, sind dabei immer nur wenige Mausklicks entfernt.

Darüber hinaus bietet Meisterplan mit einer offenen Schnittstellen die Verbindung in alle Bereiche des Unternehmens. Mehr zu den Features und Funktionen finden Sie auf der Meisterplan-Website.

Freiheit fürs Projektmanagement und die Teams

Eine der Besonderheiten von Lean PPM + Meisterplan ist, dass keine der bisher geschilderten Vorteile viel vom Projektmanagement und den Teams verlangen. Weder müssen Sie eine neue Reportingebene miteinbeziehen, noch müssen plötzlich alle Teams mit den gleichen Tools arbeiten (und dafür auf Ihre Lieblingstools verzichten). Tatsächlich ist es bei Lean PPM mit Meisterplan nicht wichtig, wie die Teams arbeiten oder ob sie alle gleich arbeiten. Sie haben agile Teams und Teams, die traditionellere Projektmanagementmethoden nutzen? Kein Problem. Meisterplan bildet alle Projekte im gleichen Gantt-Chart ab und macht so agile und nicht-agile Projekte vergleich- und planbar. Außerdem bietet Meisterplan hervorragende Jira-Integration, was die Zusammenarbeit mit agilen Teams noch einmal vereinfacht.

Überzeugt? Neugierig? Testen Sie Meisterplan einfach 30 Tage kostenlos oder bitten Sie das Meisterplan-Team um eine Demo.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Methode insbesondere auch mittelständischen Unternehmen hilft, Ihre Probleme im Projektportfoliomanagement zu lösen. Außerdem beantworten Ihnen unsere Ansprechpartner für CAS genesisWorld gerne Ihre Fragen. Denn Meisterplan ist ein Produkt der itdesign GmbH.

Bildquellen: © Jirapong Manustrong/istockphoto.com, © PeopleImages/istockphoto.com, © itdesign GmbH