Autor: Christoph Adamczyk 31. Januar 2018

Jahresplanung & Controlling bei itdesign

Gerade eben hat das neue Jahr begonnen. Sie sind noch dabei, Ihre Planung für 2018 abzuschließen oder haben diese schon im alten Jahr beendet. Ihre vertrieblichen Aktivitäten sind der Hebel, um Ihren langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen. Dieser Teil der Planung ist klar. Doch wie integrieren Sie Ihre Strategie, die abgeleitete Jahresplanung und die operative Überprüfung in Ihre CRM-Lösung?

Das Beispiel der Jahresplanung bei itdesign

Das folgende Beispiel aus unserem eigenen Haus zeigt Ihnen, wie wir die Planung in Drittsystemen in die CRM-Lösung CAS genesisWorld integrieren.

Mitarbeiter überprüfen und bewerten die Wachstumsplanung der Geschäftsführung

Auf unserem Jahrestreffen im Januar diskutiert zunächst jeder Bereich für sich die Wachstumsplanung der Geschäftsführung. Bottom-up wird überprüft, was top-down im Raum steht. Die Mitarbeiter hinterfragen gezielt, ob die Umsetzung, insbesondere von bezahlter Dienstleistung, unter den Prämissen der Kapazität realistisch ist. Sie berücksichtigen dabei die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Fluktuation, geplante Elternzeiten und Neueinstellungen genauso wie die aktuelle Auftragslage. Und schließlich bewerten sie die Planung auf der Grundlage ihrer Erfahrungen der vergangenen Planungen. Als Ergebnis der Prüfung sind konkrete Zahlen für jeden einzelnen Geschäftsbereich entstanden – heruntergebrochen auf die Monate des Jahres. Abweichungen von der ursprünglichen Planung werden gemeinsam mit der Geschäftsführung angepasst.

Übertragen der Daten in die Planungssoftware und CAS genesisWorld

Die gemeinsam erarbeitete Detailplanung erfassen wir in der Planungssoftware Corporate Planning Suite. Wir verwenden hier eine extra Software, da wir mit dieser eine präzise Gegenüberstellung von Planungsdaten, Unternehmensstruktur und den BWA-Daten aus DATEV erhalten. So ist die Corporate Planning Suite nicht nur primäre Planungssoftware, sondern ein übergreifendes, detailliertes Controllingwerkzeug.

Um die Plandaten kontinuierlich mit den tatsächlichen abzugleichen, halten wir erstere in den sogenannten „Auftragsbüchern“ der einzelnen Projekte in CAS genesisWorld fest. Alle über das CAS Modul Easy Invoice fakturierten Werte stellen wir schließlich den Soll-Werten aus den Auftragsbüchern gegenüber.

Die Gesamtübersicht aus den Daten der Corporate Planning Suite binden wir in CAS genesisWorld über den CAS Report ein und ordnen sie über die Kostenstellen zu. So hat jeder Mitarbeiter eine transparente Übersicht über den tagesaktuellen Stand der Planung und deren Zielerreichung. Je nach Granularität der Planung kann diese auf Zeitscheiben oder Mitarbeiter untergliedert werden.

Plan- und Istwerte gegenüberstellen

Planung allein in CAS genesisWorld

Sofern Sie keine gezielte Planungssoftware einsetzen, können Sie auch in CAS genesisWorld auf der Ebene der Einheiten beziehungsweise der Objekte  planen – beispielsweise auf  Vertriebsmitarbeiterebene. Dafür hinterlegen Sie die Planung als einfache Zahl (Deckungsbeitrag 1 pro Jahr) auf dem Mitarbeiterdatensatz oder als separates Planungsobjekt beim Mitarbeiter. Sie haben so die detaillierten Planungsmöglichkeiten, die tiefgreifender als Quartalszahlen aus einem Planungsprojekt sind. Weiterhin können Sie jederzeit die Historie der Planung abrufen. Mit Crystal Reports erstellen Sie eine Aufbereitung von Soll- und Ist-Werten zur Analyse und zur flexiblen Gegenüberstellung.

Ebenfalls ist es möglich, die fakturierten Daten aus einer ERP-Lösung statt aus dem CAS genesisWorld-Modul Easy Invoice zu beziehen. Dafür müssen Plandaten, Daten aus dem „Auftragsbuch“ sowie die fakturierten Daten aus dem ERP auf den gewünschten Ebenen (Personen, Geschäftsbereichen, Zeiteinheiten) immer aggregiert werden können.

Welches ist der bessere Weg?

Sowohl die Jahresplanung als auch das Controlling lassen sich direkt in CAS genesisWorld abbilden. Gleichermaßen ist die Integration externer Planungsdaten, operativer Bewegungsdaten und Umsatzdaten aus dem ERP einfach in CAS Report umsetzbar. Welchen Weg also sollen Sie wählen?

Trotz sehr guter technischer Voraussetzungen empfehlen wir Ihnen, immer zu hinterfragen, welche Ziele, Motivationsaspekte und Aussagekraft Sie hinter der versteckten, offenen oder vollkommen transparenten Planung verfolgen. Diese Erkenntnis ist letztlich essentiell, um am Ende die richtigen strategischen Schlüsse zu ziehen und damit den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen. Den allgemein besseren Weg gibt es also nicht, sondern nur den für Ihr Unternehmen sinnvolleren.

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