Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den Nutzen einer CRM-Lösung für die Mandantenbetreuung. Er basiert auf dem Austausch im Round-Table am 28.09.2022. Herr Roman Klein von der Schüllermann und Partner AG berichtete von den Erfahrungen bei der Einführung und der weiteren Etablierung der CRM-Lösung CAS Kanzlei CRM. Die Teilnehmenden stellten Ihre Herausforderungen dar und lernten, welchen Nutzen eine CRM-Lösung generell einer Kanzlei bringt und wie Sie mit dieser ihre konkreten Probleme lösen können.
Beitrag
CRM für die Mandantenbetreuung – was bringt das?
Welchen konkreten Mehrwert bringt ein CRM?
CRM bringt für die gesamte Organisation eine sehr viel höhere Effizienz im Tagesgeschäft.
Wissen für die gesamte Organisation
Alle Ihre Mitarbeitenden an jedem Standort und im Homeoffice greifen auf dieselbe Datenbank zu.
Prozess zur Anlage von Mandanten
Im CRM können Sie einen Prozess zur Neuanlage von Mandanten hinterlegen und definieren, wer welche Informationen ergänzt.
360°-Blick
Jeder Mitarbeitende ergänzt seine Informationen zu einem Mandanten in der Akte: Telefonate, E-Mails, Dokumente etc.
Zugriffsrechte
Über ein Rechtekonzept können Sie bestimmten Personen oder Gruppen Zugriff auf definierte Daten geben.
Finden von Informationen
Sie sparen durch die Suche im CRM viel Zeit, denn das Durchforsten persönlicher Ordner und eine Rücksprache mit Kollegen und Kolleginnen entfällt.
Professioneller Außenauftritt
Ihre Mitarbeitenden wissen bei jedem Kontakt mit einem Mandanten, was bei ihm läuft, welche Themen in Bearbeitung sind und wie der aktuelle Stand ist.
Mandatsübertragung ohne Wissensverlust
Bei einer Mandatsübertragung hat die neue betreuende Person all die Informationen, die vorher nur im Kopf oder einer persönlichen Aufschrift vorgelegen haben, schwarz auf weiß in der Akte. Dies hilft auch bei krankheitsbedingten Ausfällen.
Zuordnen von Themen zu Mandanten
Sie ordnen Ihren Mandanten die Themen zu, zu denen Sie diese beraten oder bei denen Sie Potenzial sehen. Sie erhalten Überblick pro Mandant und als Überblick die gesamte Mandantschaft.
Monitoren der Auftragslage
Im CRM hinterlegen Sie einheitliche Angebots- und Projektprozesse und damit auch alle Auftragsdaten. Über Reports erhalten Sie einen Überblick über die Auftragslage.
Empfehlungen aus der Praxis
Achten Sie bei der CRM-Auswahl auf
- die Schnittstellen-Tauglichkeit, um DATEV und weitere Drittlösungen einfach anbinden zu können.
- die Anpassbarkeit der Lösung, damit Sie ohne Unterstützung eigene Felder und Datenobjekte anlegen können.
- die Ausbaufähigkeit des Systems, um weitere Kanzleibereiche anschließen zu können.
Tipps für die CRM-Einführung
- Starten Sie bei der CRM-Einführung mit einem kleinen Projekt und wenigen Nutzenden und erweiterten Sie nach und nach. So können Sie Erkenntnisse aus der ersten Phase im weiteren Roll-out berücksichtigen.
- Binden Sie DATEV erst dann, wenn die Datenqualität auf so einem Niveau ist, dass Sie mit diesem sinnvoll im CRM arbeiten können. Räumen Sie Ihren Datenbestand vor dem Übertrag aus.
- Schaffen Sie bei allen Mitarbeitenden ein CRM-Verständnis. Jede Person sollte wissen, welche Erleichterung sie von der neuen Lösung hat. So erhöhen Sie die Nutzerakzeptanz, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit letztlich Ihren Erfolg mit der CRM-Lösung.
CAS Kanzlei CRM
Mit CAS Kanzlei CRM meistern Sie Ihre Herausforderungen. Erleben Sie die Lösung in unserer Testumgebung.